سند حسابداری تمامی اطلاعات مربوط به رویدادهای مالی یک شرکت، سازمان و یا واحد تجاری و اقتصادی را در‌برمی‌گیرد. همان‌طور که می‌دانید صاحبان کسب وکارهای مختلف، باید هر یک از رویدادهای مالی در سازمان و یا بنگاه خود را به صورت یک سند منظم، ثبت و ضبط نمایند. این افراد می‌توانند برای ثبت این دسته از اسناد، از نرم افزار حسابداری استفاده کنند. لازم است بدانید که در این سیستم‌های نرم افزاری که مبنای آنها بر اساس حسابداری دو طرفه است، برای ثبت هر رویداد از فرمی استفاده می‌شود که به آن فرم، سند می‌گویند.
سند حسابداری چیست؟
همان‌طور که می‌دانید در هر یک از سیستم‌های حسابداری نیاز به ثبت نمودن اسناد داریم. برای ثبت این صورت‌های مالی و اسناد، اطلاعات و رویدادهای مالی و هم‌چنین معاملات از روی اسناد از قبیل فاکتورها، قبض‌ها، رسیدهای خرید و فروش محصولات و خدمات و… درج می‌شود. لازم به ذکر است که هر یک از این اسناد در حسابداری حداقل دو حساب را درگیر می‌کنند که عبارتند از بدهکار و بستانکار.
کاربرد سندهای حسابداری
از اسناد حسابداری به منظور ثبت نمودن گزارش‌ها و رویدادهای مختلف مالی در یک سازمان و یا بنگاه اقتصادی استفاده می‌شود. کلیه این اطلاعات از جمله فاکتورهای فروش، قبض‌ها و رسیدها و… در این اسناد ثبت و ضبط می‌گردند. لازم به ذکر است که با وجود این دسته از سندها در حسابداری، امکان خطا در ثبت رویدادهای مالی بسیار کم‌تر خواهد شد. انواع نرم افزارهای حسابداری از جمله نرم افزار حسابداری تحت وب در این زمینه می‌تواند کمک قابل توجهی برای صاحبان کسب و کارها و حسابداران باشد. چراکه از طریق به کاگیری این سیستم، ثبت سند به راحتی انجام شدنی است و از طرف دیگر می‌توان در هر مکان و موقعیتی به ثبت سند مالی و حسابداری دست زد.
با استفاده نرم افزار حسابداری هوشمند نوین، تهیه و تنظیم نمودن اسنادمالی در نیز به نحوی بسیار آسان‌تر صورت خواهد گرفت. به طور کلی، می‌توان گفت تمامی امور مربوط به گزارش‌دهی و ثبت داده شرکت‌ها، با سیستم‌های مالی و اداری، بسیار منظم‌تر، دقیق‌تر و منسجم‌تر انجام می‌گیرد و امکان وجود نقص در اسناد نیز کاهش یافته و به صفر می‌رسد.
انواع اسناد حسابداری
اسناد موجود برای حسابداری با توجه به چند شاخص، دسته بندی می‌شوند. برای نمونه می‌توان این اسناد و صورت‌های مالی را با توجه به تعداد ارتیکل‌ها به انواع سندهای حسابداری ساده و مرکب دسته بندی نمود. یا می‌توان این دسته از اسناد مالی را با توجه به نوع رویداد و دوره زمانی مربوط به آن به چند نوع سند افتتاحیه، سند اختتامیه، سند عمومی، سند سیستمی، سند بستن حساب‌ها دسته بندی کرد. هر یک از انواع این اسناد دارای ویژگی‌های خاصی هستند و در مواقع مخصوص به کار گرفته می‌شوند.
سند حسابداری اتوماتیک و دستی
در مراحل ثبت اسناد حسابداری با هوشمند نوین می‌توانید به ثبت انواع رویدادهای مالی روزانه خود بپردازید و این کار را به صورت کاملا خودکار و اتوماتیک انجام دهید. از جمله مزایای به کار گیری این سیستم این است که شما می‌توانید بدون اینکه اطلاعاتی در زمینه حسابداری داشته باشید، با استفاده از عملیات‌های موجود در این نرم افزار این رویدادها را ثبت و ضبط نمایید. انجام این کار باعث می‌شود تا به خوبی بتوانید اطلاعات مالی شرکت خود را نگهداری و ذخیره کنید و در صورت لزوم از آن استفاده کنید. از طرف دیگر در سندحسابداری هوشمند نوین این امکان نیز فراهم شده است تا کاربرانی که تمایل دارند بتوانند از اسناد مالی و حسابداری دستی استفاده کنند.
جزئیات اسناد حسابداری
هر گونه از اسناد حسابداری از جمله اسناد حسابداری فروش، اسناد حسابداری شرکت و … دارای جزئیات و خصوصیاتی ویژه هستند. از جمله این جزئیات می‌توان به حساب‌های مختلف، تاریخ اسناد حسابداری، شماره اسناد، پیوست، آرتیکل و … اشاره کرد.
-
حساب‌ها
هر یک از اسناد حسابداری حداقل دو حساب را درگیر می‌نمایند که عبارتند از: بدهکار و بستانکار.
-
تاریخ اسناد
هر یک از رویدادهای مالی در زمانی مشخص اتفاق می‌افتند. بنابراین اسناد مربوط به آن رویدادها نیز باید دارای تاریخ باشد؛ چراکه چیدمان این اسناد باید به ترتیب تاریخ وقوع آنها باشد. در حقیقت نکته قابل ذکر این است که بدون درج تاریخ، امکان ثبت این اسناد وجود ندارد.
-
شماره سند
هر یک از اسناد حسابداری باید دارای یک شماره و یا یک کد باشد تا با استفاده از این اعداد و ارقام بتوان اسناد را به طور منظم سازمان دهی کرد.
-
پیوست اسناد حسابداری
در این پیوست لازم است تمامی مدارک مورد نیاز از قبیل فاکتورها، قبض‌ها، حواله‌ها و … ثبت گردند. برای کسب اطلاعات بیشتر در این زمینه می‌توانید به مقاله «هر آنچه باید درباره فاکتور رسمی بدانید!» مراجعه نمایید.
-
جمع اسناد
در اسناد حسابداری باید جمع مبلغ ستون بدهکار و بستانکار در زیر هر یک از ستون‌ها انجام شود این جمع‌ها باید با یکدیگر برابر شوند تا سند مورد نظر، تراز شود.
-
آرتیکل
به طور ساده می‌توان گفت هر یک از اسناد حسابداری باید دارای دو آرتیکل بدهکار و بستانکار باشند.
ضرورت تنظیم سند در حسابداری
هر یک از اسناد حسابداری می‌توانند تمامی واقعیت‌ها و رویدادهای اصلی معامله را توصیف نمایند. از جمله این رویدادها می‌توان مقدار معامله، تاریخ آن، هدف از انجام معامله و … را نام برد. اطلاعات این اسناد باید بلافاصله پس از انجام معامله، درج و ثبت شود تا در صورت لزوم بتوان آنها را بازیابی کرد. این اسناد نقشی بسیار مهم در رسیدگی به انواع معاملات تجاری دارند. از طرف دیگر از طریق به کارگیری آنها می‌توان انواع صورت‌های مالی از قبیل صورت‌های سود و زیان و تراز و … را فراهم کرد. این اسناد هم‌چنین برای رعایت سوابق مالیاتی نیز مورد نیاز صاحبان کسب و کارهای مختلف هستند.
مهمترین اسناد حسابداری که باید بشناسید!
-
صورتحساب
صورت حساب، فاکتور ثبت معاملات اعتباری ناشی از فروش یا خرید است. هر زمان که مشتری چیزی را به صورت اعتباری بفروشد یا خریداری کند، صورتحساب تدوین می‌شود تا بتواند تعداد واقعی مشتری را سنجید. حسابداران معمولاً هنگام ایجاد فاکتور چندین نسخه تهیه می‌کنند تا اطمینان حاصل شود که مشتری و خریدار یا فروشنده هر دو یک فاکتور دریافت می‌کنند.
-
یادداشت نقدی
یادداشت نقدی سندی است که فروش و خرید نقدی را ثبت می‌کند. یادداشت‌های نقدی شامل کلیه فروش‌ها و یا خریدهای نقدی مشتری است که در طول سال به روز می‌شود. شرکتی که چیزی را به صورت نقدی خریداری می‌کند می‌تواند یک یادداشت نقدی تهیه کند تا همه جزئیاتی مانند: کالای فروخته شده، مقدار فروخته شده، آیا از تخفیف استفاده شده است و خریدار چه قیمتی پرداخت کرده است و … که مربوط به معامله را نشان می‌دهد.
-
رسید
رسید، یک سند کتبی است که پرداختی در یک حساب برای یک معامله را نشان می‌دهد. حسابداران اغلب هنگام کار با مشتریان تجاری از رسید استفاده می‌کنند، زیرا رسیدها راهی موثرتر برای پیگیری معاملات تجاری هستند، به ویژه هنگامی که چندین معامله در یک دوره زمانی انجام می‌شود. به طور معمول حداقل دو نسخه از هر رسید وجود دارد، یکی برای مشتری که خرید را انجام می‌دهد و دیگری برای سوابق مالی فروشنده. رسید می‌تواند حاوی اطلاعاتی مانند قیمت خریدار، محصولات فروش رفته، تاریخ معامله، روش پرداخت خریدار و نام آنها باشد.
-
چک
چک یک سند با مبلغ مشخصی از پول است که بانک می‌تواند به هرکسی که چک خطاب به آن است پرداخت کند. چک را برای معاملاتی مانند خرید محصولات و پرداخت هزینه خدمات استفاده می‌کند. چک اطلاعاتی مانند گیرنده بدهد، نام گیرنده، دلیل معامله و امضای صادرکننده را نشان می‌دهد.
-
سفته
سفته چیست؟ سفته سندی است که یک شرکت تجاری می‌تواند برای شخص دیگری که به شرکت بدهکار است ارسال کند تا میزان بدهی آنها را نشان دهد. سفته معمولاً شامل تاریخ و مبلغ یک معامله، نام خریدار و دلیل بدهکاری است. به عنوان مثال، اگر یک کسب وکار دسته ای از مواد را از یک تأمین کننده سفارش دهد و متوجه شود که برخی از مواد معیوب است، می‌تواند این مواد را به همراه یک سفته که هزینه آن مواد را برای بازپرداخت تأمین‌کننده به تجارت ذکر کرده است، بازگرداند.
کلام آخر
همان‌طور که گفته شد سند حسابداری هوشمند نوین می‌تواند تمامی اطلاعات مربوط به معاملات تجاری شرکت شما را ضبط نماید، بنابراین با استفاده از این سیستم حسابداری خواهید توانست تمامی جزئیات مربوط به معاملات خود را ثبت کنید. از جمله این جزئیات می‌توان به تعداد فروش کالاها، قیمت آن، تخفیف‌های قابل اجرا، مالیات فروش و… اشاره کرد. لذا از طریق به کارگیری این سیستم خواهید توانست تمامی صورت‌های معاملات خود را فراهم نمایید و در موقع لزوم از آنها استفاده کنید.
