استفاده از نرم افزار حسابداری برای موسسات خدماتی مانند تمامی مشاغل نیازی غیر قابل انکار است. این نرم افزارها برای برخی شرکت‌ها که در حوزه ارائه خدمات به مشتریان فعالیت می‌کنند؛ جهت انجام آسان‌تر عملیات مالی و حسابداری تخصصی این مشاغل، طراحی شده است تا از این طریق، بتواند به کنترل میزان ورود و خروج نقدینگی در این مراکز بپردازد؛ بنابراین صاحبان مشاغل خدماتی با استفاده از این سیستم، می‌توانند به صرفه جویی در زمان و هزینه دست یابند و هم‌چنین به رشد و بازدهی کسب و کارهای خود نیز، کمک کنند. نرم افزار حسابداری خدماتی میتواند تمامی نیازهای کسب و کار صنف خدماتی شما را برطرف کند؛ بنابراین انتخاب این سیستم از میان برنامه‌های متعدد و موجود در بازار و استفاده از آن، گزینه مناسبی است.
چرا موسسات خدماتی به نرم افزاری برای حسابداری خدماتی نیاز دارند؟
همانطور که می‌دانیم تمامی مشاغل و کسب و کارها برای انجام اموری از قبیل موارد مربوط به انطباق مالیاتی، گزارش گیری، وام و روابط بین بانکی خود، نیازمند استفاده و به کارگیری خدمات حسابداری هستند. لازم به ذکر است که در حال حاضر، انجام کلیه این محاسبات و از طرف دیگر، ثبت اسناد مالی تمامی شرکت‌ها با استفاده از نرم افزارهای حسابداری انجام می‌گیرد. این عامل سبب شده است تا حسابداری با روش‌هایی سریع‌تر و ساده‌تر انجام گیرد و هم‌چنین اصول و قواعد حرفه‌ای این کار نیز به نحو بهتری رعایت شود.
لازم به ذکر است که شرکت‌های خدماتی به طور معمول و در بیشتر موارد، بدون نیاز به مواد اولیه، به ارائه خدمات می‌پردازند. در حقیقت، این نوع از مراکز، تنها با صرف هزینه برای خرید و تهیه ابزار مورد نیاز نیروهای خدماتی، فعالیت می‌کنند و از این طریق، سودی را به دست می‌آورند. لذا نیازمند به کارگیری یک سیستم نرم افزاری مناسب هستند تا بتواند نیازهای ویژه کسب و کار آنها را پاسخ دهد. نرم افزار حسابداری هوشمند نوین برای مشاغل خدماتی، به نحوی طراحی شده که مقیاس پذیر باشد به این منظور که امکان بسط و توسعه نرم افزار و هم‌چنین اضافه کردن جزئیات مورد نظر و مطابق با نیازهای صاحبان کسب وکارهای خدماتی در طراحی آن، در نظر گرفته شده است.
لازم است بدانید کسب و کارهای مبتنی بر خدمات، به طور کلی، مشاغلی هستند که در قیاس با دیگر مشاغل از جمله کسب و کارهای مبتنی بر تولید محصول، جزئیات و نیازهای حسابداری کم‌تری دارند، چرا که اغلب در این مشاغل نیازی به انبار یا نیازهای ارزی و … وجود ندارد و بیشتر بر روی توانمندی‌های حرفه‌ای نیروها سرمایه‌گذاری می‌شود. از جمله شرکت‌های مبتنی بر خدمات می‌توان شرکت‌های حمل و نقل، شرکت‌های خدمات نظافتی، درمانگاه‌ها و مراکز بهداشت، شرکت‌ها و مراکز خدمات حسابداری، آرایشی، خدمات کامپیوتری، کانون وکلا، مشاوران، پزشکان و … را نام برد.
هر یک از سیستم‌های این نرم افزار کاربردی، دارای ماژول‌های منحصر به فرد و سطوح مختلف، برای هر یک از کسب وکارهای خدماتی است؛ بنابراین این نرم افزار با در برداشتن ماژول‌های جامع و کامل خود میتواند به طور کلی نیازهای اینگونه از کسب و کارها را بر طرف نماید. برای دستیابی به اطلاعات بیشتر و دقیق‌تر در این زمینه، میتوانید به مقاله «1+9 نکته طلایی برای شناخت بهترین نرم افزار خدماتی» مراجعه کنید.
نرم افزار حسابداری موسسات خدماتی
همانطور که می‌دانیم هدف اساسی کلیه کسب وکارهای مبتنی بر خدمات، ارائه نوعی خدمت است. لازم است بدانید که دریافتی‌های این گونه از مشاغل و مراکز، به طور معمول به صورت‌های کامل و یا در شرایطی به صورت اقساطی صورت می‌گیرد. این معاملات حتی ممکن است به صورت‌های نقدی و یا به صورت تعهدی و اقساطی نیز انجام شود. این بدین معنا است که در زمان ارائه خدمت، خدمات بعدی نیز رزرو شده است. بنابراین وجه مربوط به آن نیز در دوره‌های بعدی ارائه خدمت، دریافت می‌گردد. لذا این مشاغل به نوعی سیستم نرم افزاری نیاز دارند که بتواند تراکنش‌های مورد نظر در این زمینه‌ها را به صورت جداگانه و دقیق، ثبت و طبقه‌بندی کند.
از طرف دیگر در بسیاری از موارد در مراکز و موسسات مبتنی بر خدمات، خدمات به صورت پیوسته ارائه می‌گردد و لازم است تا این نوع از معاملات به صورت هفتگی، ماهانه، سه ماه یکبار، سالانه و … تکرار شود. بنابراین با استفاده از نرم افزار حسابداری برای موسسات خدماتی از ویژگی تکرار پذیری معاملات استفاده کرد. در حقیقت، انتخاب یک سیستم حسابداری خوب میتواند در چنین شرایطی، بهترین پشتیبان در ثبت معاملات پیوسته باشد.
از طرف دیگر هم‌چنین لازم است بدانید در بسیاری از موسسات خدماتی، درآمدهای این مجموعه‌ها بر اساس فاکتور و یا قبض‌های صادر شده به مشتریان، دریافت می‌گردد. برخی از این مراکز نیز در آمدهای خود را بر اساس وجوه نقد دریافت شده، ثبت می‌کنند. بنابراین سیستم نرم افزاری موسسات خدماتی هوشمند نوین میتواند وجوه دریافت شده را مطابق با نیاز کاربران خود به صورت‌های نقدی، بیعانه، براساس فاکتور و یا قبض در سیستم حسابداری، ثبت نماید. از طرف دیگر در این نرم افزار کاربران می‌توانند تمامی خدمات ارائه شده به مشتریان خود را نیز به صورت دقیق ثبت و ضبط نمایند. با استفاده از این سیستم هم‌چنین امکان ثبت حساب‌ها در سه سطح امکان پذیر می‌شود که عبارتند از سطح مشتریان، کالاها و خدمات، بنابراین دسترسی به انواع مختلف این سطوح و حساب‌ها به راحتی امکان پذیر است.
نگاهی کلی به حسابداری شرکت‌های خدماتی
همانطور که مشخص است، شرکت خدماتی، خدمات را به مشتریان خود ارائه می‌دهد نه یک محصول. با ارائه خدمات، شرکت‌های خدماتی درآمدزایی می‌کنند. شرکت حسابداری نیز به خودی خود یک شرکت خدماتی محسوب میشوند. حسابداران با انجام خدمات حسابرسی برای شرکت‌ها و محاسبات دارایی‌ها و تهیه اظهارنامه مالیات بر درآمد و … در جرگه این شرکت‌ها محسوب میشوند.
شرکت‌های خدماتی کالاهایی را نمی‌فروشند که شما از طریق جسمی مانند یک خرده فروش یا بازرگان لمس کنید. شرکت‌های خدماتی خدمات خود را به مشتری می‌فروشند و معمولاً به ازای خدمات ارائه شده از آنها با توافق مشتریان به صورت‌های ساعتی، روزانه یا … هزینه می‌گیرند. به عنوان مثال این امر در مورد آژانس‌های مسافرتی صدق می‌کند. آژانس‌های مسافرتی هنگام رزرو و ارائه خدمات، وقت خود را به مشتری می‌فروشند و بنابراین مدت زمان صرف شده برای رزرو را با آنها حساب می‌کند. شرکت هوشمند نوین نرم افزارهای خود را به صورت تخصصی برای تمامی مشاغل خدماتی عرضه نموده است.
یک شرکت مبتی بر خدمات، معمولا کالایی را نمی‌فروشد و بنابراین موجودی در ترازنامه خود نگه نمی‌دارد، زیرا هیچ موجودی ندارند. پاسخگویی به یک شرکت خدماتی آسان‌تر از حسابداری برای فروشگاه‌ها یا دیگر مشاغل است زیرا نیازی به پیگیری موجودی کالا نیست و شما مجبور نیستید هزینه کالاها را محاسبه کنید. به عنوان مثال نرم افزار حسابداری آژانس هواپیمایی نیز خود یکی از این نرم افزارهای حسابداری خدماتی است که به صورت خاص برای این صنوف طراحی شده است.
اهمیت سیستم حسابداری خدماتی انلاین در شرکت‌ها
روی فناوری‌های آنلاین بیشتر تمرکز کنید تا بهره وری را افزایش دهید و برخی از وظایف حسابداری را خودکار کنید. به این ترتیب، شما امکان تبدیل شدن به یک مدیر مالی واقعی را خواهید داشت و به مشتریان خود در تصمیم گیری سریع‌تر و آگاهانه‌تر کمک میکنید. این وضعیت با رشد روز افزون شرکت‌ها بسیار مشهود شد، به گونه‌ای که فناوری‌های جدیدی شروع به توسعه کردند که قادر به تسهیل وظایف حسابداری شرکت‌ها بودند. سیستم‌های حسابداری ابزاری عالی برای تسهیل این امور بوده و امروزه توانستند خود را به عنوان ابزاری ضروری برای شرکت معرفی کنند. برنامه‌های حسابداری یکی از بهترین گزینه‌هایی است که شما و شرکتتان میتوانید برای مرتب کردن فرآیندهای حسابداری شرکت خود انتخاب کنید، زیرا به لطف این فناوری میتوانید ترازهای مالی، گزارشات دقیق و … را بدست آورید.
نرم افزار حسابداری خدماتی یک مدیر مالی واقعی است!
حسابداری بدون شک یکی از وظایف اصلی شرکت‌های کوچک، متوسط و بزرگ است. حقیقت این است که کار انجام شده توسط حسابداران بسیار پیچیده است. نه تنها به این دلیل که به تمرکز بالایی نیاز دارد، بلکه به این دلیل که یکی از عناصر بسیار مهم برای موفقیت و نفوذ به بازارهای جدید این است که مدیریت مالی سالمی داشته باشید.
شرکت‌هایی که از سیستم‌های حسابداری سنتی استفاده می‌کنند، شانس کمی برای رشد و رسیدن به تجارت سودآور دارند. امروزه مشخص شده است که رقابت در بازار آزاد پیچیده است و بسیاری از شرکت‌ها در سراسر جهان هر روز به دلیل به روز نکردن روش‌های مدیریت، کار یا حسابداری خود ورشکسته میشوند. شرکت‌های خدماتی نیز به دلیل روابط مختلف با کارفرمایان، کارگران و کارمندان و ایجاد تعامل بین آنها نیاز به این سیستم دارند. انتخاب یک نرم افزار حسابداری خدماتی ساده میتواند به صاحبان کسب وکارهای خدماتی در ارائه بهتر خدمات و ثبت آسان‌تر و ساده‌تر تمامی فعالیت‌های شرکت جهت مدیریت مالی بهتر کمک کند.
5 مرحله برای نوشتن یک برنامه مالی برای شرکت‌های خدماتی
در اینجا درباره‌ی پنج مرحله‌ای که برای نوشتن یک برنامه مالی برای شرکت خدماتی نیاز دارید، صحبت می‌کنیم:
1. اهداف خود را مشخص کنید.
آیا می‌خواهید کسب وکارتان را گسترش دهید؟ آیا می‌خواهید خدمات جدیدی را به مشتریان ارائه کنید؟ آیا به تجهیزات بیشتری نیاز دارید؟ آیا نیاز به سرمایه‌گذار دارید؟ پاسخ به این سوالات به شما کمک می‌کند تا فرآیند نوشتن برنامه مالی را آغاز کنید. نوشتن اهداف به شما کمک می‌کند با برنامه ریزی دقیق‌تری به سوی اهدافتان حرکت کنید.
2. پیش بینی مالی ماهانه ایجاد کنید.
کسب‌وکارهای کوچک معمولاً آنقدر ذخایر یا ردپای تجاری برای برنامه‌ریزی خیلی دور ندارند. آنها نیاز به پیش بینی و مدیریت هزینه ماهانه دارند. درآمد پیش‌بینی شده خود را بر اساس پیش‌بینی‌های ماهانه برای فروش و هزینه‌های اقلامی مانند نیروی کار، منابع و سربار محاسبه کنید و سپس هزینه‌ها را برای اهدافی که در مرحله قبل شناسایی کرده‌اید اضافه کنید.
3. صورت جریان وجوه نقد، صورت سود و زیان و ترازنامه تهیه کنید.
از این صورت‌های مالی برای ایجاد تصویری دقیق و جاری از سلامت مالی شرکت خود استفاده کنید.
4. نسبت‌های تجاری خود را محاسبه کنید.
نسبت‌های مالی برای ارزیابی سلامت مالی کلی یک شرکت و تصمیم گیری در مورد اینکه آیا مدل عملیاتی فعلی آن قابل دوام است یا خیر، یک عامل کلیدی است. نسبت‌ها مهمی مانند موارد زیر:
نسبت جاری = دارایی های‌جاری / بدهی‌های جاری
نسبت سریع = (نقد + معادل نقدی + حساب‌های دریافتنی‌جاری) / بدهی‌های جاری
از این محاسبات، میتوانید تعیین کنید که آیا شرکت شما بودجه لازم برای پوشش تعهدات کوتاه مدت خود را دارد یا خیر!
5. آینده نگر باشید.
در این مرحله طرح‌هایی برای زمان‌های اضطراری قبل از اینکه کسب‌وکارتان با چالش‌هایی مواجه شود برنامه‌ریزی میکنید، همینطور باید منابع اضطراری کافی برای پول داشته باشید. به عنوان مثال، ذخیره نقدی سه تا شش ماهه خود را حفظ کنید.
سخن آخر
بنابر آنچه گفته شد و با توجه به اینکه کسب و کارهای خدماتی مختلف از جمله شرکت‌های حمل و نقل، مشاوران و وکلا، خدمات کامپیوتری و … نیازمند استفاده از خدمات حسابداری تخصصی، مالیاتی، حقوق و دستمزد و … هستند، می‌توانند از نرم افزار حسابداری برای موسسات خدماتی خود استفاده کنند. این نرم افزار به نحوی طراحی شده که میتواند کلیه اسناد حسابداری موسسه مورد نظر از جمله درآمدهای آن مرکز، هزینه‌های آن موسسه، پرداخت‌ها و تمامی دریافت‌های نقد و غیر نقد آن را به صورت کاملا اتوماتیک و خودکار، ثبت و طبقه‌بندی کند. لازم به ذکر است که ترازنامه این نرم افزار نیز مطابق با استانداردهای حسابداری طراحی شده است. بنابراین این سیستم میتواند در گزارش‌های امور مالی و حسابداری به صاحبان مشاغل و کسب و کارهای خدماتی، کمک کند.
