1. ارائه گزارشات تحلیلی و کاربردی
در جامعه امروزی، اطلاعات مهم‌ترین ابزار برای رشد کسب‌و‌کارها هستند. مدیران با بکارگیری و تحلیل اطلاعات، می‌توانند تصمیم‌گیری‌های خود را به بهترین شکل افزایش داده و دقیق‌تر و آگاهانه‌تر تصمیم بگیرند. تحقیقات نشان می‌دهد، بیش از۷۰ درصد کسب وکارها در سال های نخست بنیان گزاری، به‌دلیل عدم‌داشتن اطلاعات کافی در مورد حوزه کاری خود و عدم تحلیل صحیح داده و دستورالعمل‌های آن‌ها، ورشکسته شده و کار خود را از دست می‌دهند. از طرفی تمامی سازمان‌ها نیازمند ارائه‌ی گزارشات قانونی مانند گزارش‌های خرید و فروش فصلی، مالیات بر ارزش‌افزوده (vat) و اظهارنامه مالیاتی هستند و می‌بایست محاسبات سود و زیان خود را نیز جز به جز محاسبه نمایند به همین دلیل معمولا حسابداران زمان زیادی را بابت تنظیم این گزارشات صرف می‌کنند. با به کارگیری یک نرم افزار حسابداری خوب و مناسب شما قادر خواهید بود تا گزارش‌های مورد نیاز شما را تهیه کند و مسبب رشد سازمان خود باشید. استفاده از نرم افزار حسابداری هوشمند نوین به شما کمک می‌کند تا با صرف زمان کم‌تری، گزارشات و سندهایی دقیق‌تر و کاربردی‌تر ارائه دهید.
2. ویژگی‌های گرافیکی ساده و جذاب
حسابداری فعالیتی است بسیار متمرکز که به طور مستقیم با آمار و ارقام درارتباط است یا اصطلاحا مقداری خشک است، با این وجود استفاده از نمودارها، چارت‌ها و جدول‌ها می‌تواند گزارشاتی با جذابیت بصری و گرافیکی بهتر و تحلیلاتی دقیق تر ارائه دهد. همچنین نرم افزار حسابداری با بکارگیری از این ویژگی‌ها برای کاربران جذاب تراست و از کسل شدن حسابداران جلوگیری می‌کند، گزارش‌هایی که در قالب تصویری مناسب به صورت نمودار و چارت به مدیران ارائه می‌شوند، به درک شفاف‌تر از وضعیت مالی شرکت کمک می‌کنند و در نتیجه، موجب ارتباط بهتر میان حسابداران و مدیران عالی سازمان می‌شود.
3. یکپارچگی در نرم افزارهای حسابداری
ثبت اسناد مالی در حسابداری به تنهایی برای یک سازمان کافی نیست. سازمان‌ها بر حسب حوزههای کاری متفاوت، فعالیت‌هایی متفاوت دارند که کنترل عملیات چک، کنترل حساب‌های بانکی، انبارداری، مدیریت فروش، خرید از تامین‌کنندگان، محاسبه دستمزد کارمندان و… از جمله مواردی است که می‌توان به آن اشاره نمود. این اطلاعات درنهایت تبدیل به موجودی‌های مالی یک سازمان می‌شوند. یکپارچگی نرم افزار حسابداری به سازمان‌ها کمک می‌کند تا اطلاعاتشان را به شیوه‌ای منسجم ثبت کنند؛ در نتیجه، از ایجاد دوباره‌کاری جلوگیری می‌کند و اطلاعات را به شکل سازمان‌یافته به شما تحویل می‌دهد.
4. امنیت اطلاعات مالی
داده‌ها و اطلاعات بخش مالی، یکی از مهم‌ترین و حساس‌ترین اطلاعات موجود در یک سازمان هستند. عدم ثبت اطلاعات مالی و یا دسترسی آسان افراد متفرقه به این اطلاعات می‌تواند آسیب‌های جدی را به سازمان وارد کند. مانند بیشتر ارائه دهندگان خدمات که اطلاعات شخصی را ذخیره می‌کنند، حفظ حریم خصوصی و امنیت اطلاعات، برای شرکت‌های ارائه دهنده نرم افزارهای حسابداری در اولویت قرار دارد. امنیت اطلاعات از موارد قابل توجه در تهیه‌ی اینگونه نرم افزارها است و باید حساسیت زیادی نسبت به آن داشت.
5. سازگاری با کسبوکار
هر کسب وکار با توجه به حوزههای فعالیت خود، از جمله بازرگانی، شرکتی، استارتاپی، خدماتی و… نیازمند راه‌حل‌ها و دستورالعمل‌هایی، ویژه‌ی آن کسب و کار است؛ نرم افزارهای حسابداری هم از این قاعده مستثنا نیستند. به عنوان مثال، یک شرکت فعال در حوزه‌ی مالی و یا بین المللی نیازمند نرم افزاری است که بتواند موضوعات جاری این حوزه مانند قیمت ارزها، نرخ تبادلات بین المللی وحتی محاسبات vat در کشورهای خارجی وحتی ایران را به لحاظ مالی مدیریت کند.
6. گسترش‌پذیری
اصولا کسب وکارها با هدف توسعه و رشد روز افزون فعالیت می‌کنند. رشد یک سازمان می‌تواند موجب افزایش تعداد پرسنل و کارمندان، افزایش گردش ها و صورتحساب های مالی و میزان خرید وفروش شود. حال سازمانی ممکن است دارای چهار پرسنل باشد؛ شاید یک سیستم حسابداری بتواند فعالیت‌های مالی این شرکت را مدیریت کند اما در آینده که این تراکنش ها افزایش یابد، سازمان باید ماژول‌های دیگری را مانند دریافت و پرداخت و غیره را به نرم افزار ساده اضافه نماید، شاید هم تعداد پرسنل در عرض چند سال افزایش یابد و شما نیازمند یک سیستم حقوق و دستمزد شوید. این‌ها نمونه‌هایی است که به شما یادآوری می‌کند که شغل شما در حال پیشرفت است و نیازمند یک نرم افزار حسابداری هستید. در این مرحله باید توجه کنید، نرم افزاری که انتخاب می‌کنید صرفا پاسخ‌گوی نیازهای فعلی کسبوکار نباشد و در آینده بتوانید این نرم افزار را رشد کسب و کار، کنار گذاشته می‌شود. در چنین وضعیتی، هزینه‌‌ی درخور توجهی بابت خرید و آموزش نرم افزار جدید باید تخصیص یابد. پس باید تولیدکننده‌‌ی نرم افزاری را انتخاب کرد که با سبد محصولی مناسب، پاسخ‌گوی سازمان شما در گذر زمان باشد و حسابداران با گسترش کسب وکار نگرانی تغییر نرم افزار نداشته باشند.
7. به‌روز بودن نرم افزار
سازگاری و به روز شدن نرم افزارهای حسابداری مطابق با استانداردها و قوانین روز، از مهم ترین ویژگی‌های نرم افزارهای حسابداری خوب است. برخورداری از نرم افزار حسابداری که قوانین مالیاتی و استانداردهای حسابداری را به صورت به روز ارائه نماید، موجب دلگرمی و اطمینان برای کاربران نرم افزار که معمولا حسابداران هستند می‌شود.
8. کاربرپسند بودن و سادگی نرم افزار
از بزرگ‌ترین عوامل موفقیت ارائه دهندگان نرم افزارهای حسابداری، کاربرپسند و ساده بودن سیستم‌ها است. نرم افزارهای حسابداری و مالی هم از چنین قوائدی مستثنا نیستند. حسابداران به دلیل استفاده مداوم از مانیتور و درگیر بودن با اعداد و ارقام، باید بتواند به راحتی بر روی نرم افزارها مسلط باشند. سادگی و در عین حال کاربردی بودن نرم افزار، ویژگی پر اهمیتی است که که تاثیرات مهمی را در نحوه عملکرد و بازده کار حسابداران دارد.
9. کیفیت در پشتیبانی و خدمات پس از فروش
یکی دیگر از ارزشمندترین خدمات هر شرکت و کسب وکار، پشتیبانی و خدمات پس از فروش است که برای حسابداران از اهمیت بالایی برخوردار است. واقعیت این است که خدمات پس از فروش صرفا، نصب نرم افزار برای مشتری نیست و فراتر از آن است. شرکت‌هایی که نرمافزار حسابداری ارائه می‌دهند باید طوری عمل کنند که حس اطمینان حسابداران را در حل مشکلات و پاسخ‌گویی به مسائلشان برانگیزد. همچنین خریداران نرمافزار باید این اطمینان را داشته باشند که می‌توانند متناسب با نیازهایشان در هر لحظه که بخواهند مسائلشان را برطرف نمایند. کارشناسان پشتیبانی باید اولویت خود را صرفا، پاسخ‌گویی و رفع مسائل مشتری بدانند.
10. قیمت متناسب با امکاناتی که دریافت می‌کنید
قیمت محصولی که می‌خرید عموما بابت نرم افزاری که تهیه می‌کنید نیست بلکه بابت کاربردها و خدمات آن نرم افزار است. استفاده از نرم افزارهای حسابداری خوب و استاندارد در هزینه‌های آتی سازمان شما تاثیرگذار خواهد بود. نرم افزارهایی که قابلیت گزارش‌دهی آمارها و داده‌ها را نداشته باشند، قدرت تحلیل را از حسابداران و مدیران مالی گرفته، تسلط بر مسائل مالی را دشوار ساخته و به طور جدی به کسبوکار شما آسیب می‌رسانند.
حسابداری مالی موضوعی پیچیده و وقت‌گیر است. یک ابزار حسابداری خوب می‌تواند براساس داده‌ها و ورودی‌های شما در چند ثانیه خروجی‌های مورد نیازتان را نمایش دهد. ابزارهای جستجوی فوری و گزارش‌های قابل تنظیم در این قبیل از نرم افزارها، به شما این امکان را می‌دهد تا کوچکترین جزئیات مورد نظر خود را ردیابی کنید و یک نمای کلی از نحوه عملکرد شغلی خود را مشاهده نمایید. یکی‌دیگر از ویژگی های یک نرم افزار حسابداری خوب این است که دارای ابزارهایی هستند که اطلاعات مربوط به حساب های مالی شرکت، مشتریان و فروشندگان را در خود ذخیره می‌کنند تا در موارد نیاز در کمترین زمان بتوانید از آن‌ها استفاده نمایید. باید توجه کنید که نمی‌توان به تمامی این نرم‌افزارها اعتماد نمود چرا که امروزه نرم افزارهای حسابداری ارزان قیمت در بازار ازدیاد یافته و اغلب مسبب ایجاد خسارت‌های جبران ناپذیری برای کسب و کارتان می‌شوند. ما در هوشمند نوین به توضیحاتی درباره مشکلات نرم افزارهای حسابداری رایگان و ارزان قیمت پرداخته ایم.
